Abnahmeprotokoll-Vorlage: kostenlos als PDF und Word
Für die förmliche Abnahme einer Bauleistung: Beteiligte, Art und Ergebnis der Abnahme, festgestellte Mängel mit Fristen, Vorbehalte und der Beginn der Verjährungsfrist – auf einer Seite.
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Muster ohne Gewähr, keine Rechtsberatung. Passen Sie die Vorlage an Ihren Vertrag und Ihren Betrieb an.
Warum die Abnahme so wichtig ist
Mit der Abnahme erkennt der Auftraggeber die Leistung als im Wesentlichen vertragsgerecht an. Das hat weitreichende Folgen: Die Abnahme ist Voraussetzung für die Schlusszahlung, die Beweislast für Mängel geht auf den Auftraggeber über, ebenso die Gefahr, und die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beginnt zu laufen – bei Bauwerken fünf Jahre nach BGB, vier Jahre nach VOB/B, sofern nichts anderes vereinbart ist.
Mehr dazu im Glossar unter Abnahme und Gewährleistung.
Förmliche Abnahme nach VOB/B
Ist die VOB/B vereinbart, findet eine förmliche Abnahme statt, wenn eine Seite sie verlangt (§ 12 Abs. 4 VOB/B). Der Befund wird in gemeinsamer Verhandlung schriftlich niedergelegt; Vorbehalte wegen bekannter Mängel und wegen Vertragsstrafen gehören in die Niederschrift, ebenso Einwendungen des Auftragnehmers. Jede Seite erhält eine Ausfertigung.
Verlangt der Auftragnehmer nach Fertigstellung die Abnahme, hat der Auftraggeber sie binnen 12 Werktagen durchzuführen, wenn nichts anderes vereinbart ist (§ 12 Abs. 1 VOB/B).
Vorbehalte nicht vergessen
Zwei Rechte gehen verloren, wenn sie bei der Abnahme nicht vorbehalten werden: Wer ein Werk trotz bekannter Mängel abnimmt, behält Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung nur, wenn er sie sich vorbehält (§ 640 Abs. 3 BGB). Und eine Vertragsstrafe kann der Auftraggeber nur verlangen, wenn er sie bei der Abnahme vorbehalten hat (§ 11 Abs. 4 VOB/B). Die Vorlage hat für beides ein eigenes Kästchen.
Darf die Abnahme verweigert werden?
Nur wegen wesentlicher Mängel (§ 12 Abs. 3 VOB/B, § 640 Abs. 1 BGB). Unwesentliche Mängel kommen ins Protokoll und werden mit Frist beseitigt – die Abnahme findet trotzdem statt. Für die Mängel selbst gibt es eine eigene Mängelprotokoll-Vorlage.
Abnahme auf dem Tablet
In PlanOffice nehmen Sie die Leistung vor Ort ab: die Positionen aus Aufgaben oder Leistungsverzeichnis, ein Ergebnis je Zeile, Mängel mit Foto – auch ohne Netz in der Feld-App. Beide Seiten unterschreiben auf dem Gerät, das Protokoll entsteht als PDF.
Häufige Fragen
Ist ein Abnahmeprotokoll Pflicht?
Gesetzlich nicht. Bei der förmlichen Abnahme nach VOB/B ist die schriftliche Niederschrift aber vorgesehen (§ 12 Abs. 4 VOB/B), und ohne Protokoll lässt sich später kaum beweisen, wann abgenommen wurde und welche Mängel bekannt waren.
Was ist eine fiktive Abnahme?
Nach § 640 Abs. 2 BGB gilt ein Werk als abgenommen, wenn der Unternehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme gesetzt hat und der Besteller sie nicht unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn sie zusammen mit der Aufforderung in Textform auf diese Folge hingewiesen wurden.
Ab wann läuft die Gewährleistung?
Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beginnt mit der Abnahme. Sie beträgt bei Bauwerken nach BGB fünf Jahre (§ 634a BGB), nach VOB/B vier Jahre, wenn nichts anderes vereinbart ist (§ 13 Abs. 4 VOB/B).
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